Lavorare in Team: organizzazione e leadership

Disporre di un gruppo di collaboratori efficace capace di lavorare in team ed autonomo è il sogno di ogni imprenditore.

Un’efficace organizzazione aziendale non può infatti dirsi tale se l’imprenditore è costretto ad impartire quotidianamente ordini, fare richiami, sollecitare e gestire personalmente i propri dipendenti.

L’azienda deve essere un sistema in grado di andare avanti e generare risultati a prescindere dalla presenza del proprietario.

Se questo è quasi scontato per le imprese di maggiori dimensioni, spesso non lo è per le aziende minori nelle quali la figura dell’imprenditore spesso viene identificata con l’azienda stessa e la sua assenza, anche temporanea, comporta notevoli disagi e inefficienze.

Il leader deve essere una guida, un punto di riferimento, colui che indirizza verso gli obiettivi, ma i dipendenti dell’impresa devono avere una propria identità che in autonomia esprima la potenzialità del capitale umano che essi rappresentano.

Creare dei team capaci, autonomi e motivati implica necessariamente l’avvio di un processo di legittimazione o empowerment.

La legittimazione è un processo che permette alle persone di identificare sé stesse e le proprie capacità liberando autonomia e creatività.

Il risultato della legittimazione è:

  • auto-organizzazione: significap capire cosa c’è da fare e come organizzarsi al meglio per lavorare in modo efficiente ed efficace, programmando le fasi del proprio lavoro, interagendo con gli altri membri del team, riuscendo a creare sinergia e spirito di collaborazione.
  • autogestione vuol dire gestire le fasi lavorative in piena autonomia, puntando all’eccellenza, dare il massimo e puntare dritto agli obiettivi stabiliti rimuovendo gli ostacoli quando vengono individuati. Significa trovare soluzioni nuove per produrre in modo più efficiente e veloce.
  • auto-controllo ovvero il team è in grado di verificare se è stato fatto un buon lavoro o se si deve correggere qualche passaggio, dare un contributo costruttivo al lavoro altrui. Significa accettare i contributi degli altri come occasioni di miglioramento costante.

Il compito della leadership nella realizzazione dell’empowerment è quello di guidare le risorse umane verso la strada, il progetto, il lavoro in modo da far emergere passione, entusiasmo e coraggio nei collaboratori.

Perché legittimare?

Molti imprenditori vivono il proprio ruolo sentendo e portando addosso tutto il peso della responsabilità dell’impresa, tuttavia non sono inclini a delegare.

Pensano che perdere il controllo di qualche passaggio comporti necessariamente degli errori, credono che senza il loro apporto o la loro approvazione tutti i processi sarebbero compromessi.

La conseguenza è che il leader finisce per addossarsi compiti inutili, stress e conseguenti malumori che spesso finiscono per riversarsi sugli stessi dipendenti riducendo la produttività, la motivazione, la fiducia reciproca.

Il peggioramento dei rapporti umani che ne consegue diventa causa di inefficienze con seri danni anche economici per le aziende.

La creazione di un sistema autonomo ed efficace dotato di meccanismi di controllo è pertanto necessario in tutte quelle aziende che si avvalgono dell’apporto di personale dipendente.

Come cominciare il processo di legittimazione?

Fondamentale è in questa fase comprendere che i lavoratori fanno quello che amano per soddisfare i loro bisogni più profondi e che coinvolgono le quattro aree fondamentali della dimensione umana: fisiologia, cuore, mente e spirito.

Ogni individuo cerca infatti di soddisfare preliminarmente i suoi bisogni primari, quelli fisiologici (mangiare, dormire, vestire ecc.), ma ha bisogno di amare ed essere amato, ha bisogno di comprendere ed essere compreso, di affermarsi tra i suoi simili e sentirsi importante, ha bisogno di approvazione e di sentirsi utile agli altri, di dare un senso a ciò che fa per sentirsi realizzato.

Ma poiché ognuno costruisce la sua scala gerarchica di valori in modo diverso occorre prestare molta attenzione nella fase di scelta dei membri di un team per fare in modo di integrare le diverse esigenze affinché si completino a vicenda.

Le differenze caratteriali e nei valori di ciascun individuo possono costituire motivo di conflitto, ma anche quel plusvalore necessario per costruire l’azione sinergica cui mira il processo di legittimazione: si tratta di trovare il giusto equilibrio e la giusta integrazione.

Capire attraverso le domande

Ciò che permette di interagire efficacemente con ciascun membro del team è fare le giuste domande. Attraverso di esse è possibile percepire i bisogni fondamentali dei singoli e affidare ruoli e mansioni compatibili con il raggiungimento degli stessi.

Un colloquio mirato con le giuste domande può farci capire molto di una persona.

Può farci capire cosa si aspetta dal lavoro e quali sono i suoi obiettivi. Occorre entrare in perfetto “rapport” con l’interlocutore. Solo allora lo renderemo partecipe di ciò che stiamo cercando e della mission aziendale.

È importante che i suoi valori e quelli dell’azienda trovino un punto di contatto, di collegamento, di completamento.

È altresì importante individuare un ruolo all’interno dell’organizzazione che consenta di valorizzare le caratteristiche del nel lavoratore perché possa soddisfare congiuntamente i suoi bisogni e quelli dell’impresa.

È normale che all’atto pratico siano possibili variazioni di rotta e aggiustamenti.

È proprio questo il compito principale della leadership, “guidare, dirigere, orientare” fino alla creazione di un sistema organico dotato di indipendenza, autocontrollo e auto organizzazione.

Ciò si raggiunge allorquando si riesce a far emergere nella squadra la passione, il talento, l’entusiasmo e il coraggio. È molto importante trasmettere un messaggio positivo di fronte alle situazioni da risolvere.

Esse non devono essere un momento sprecato a trovare un colpevole cui attribuire la responsabilità, ma un sinergico istante in cui tutte le energie sono protese a trovare una soluzione nel minor tempo possibile.

Credo che questo punto sia fondamentale per instaurare uno spirito di squadra, per condividere gioie e responsabilità, per annullare completamente l’ego prevaricatore di un individuo sull’altro e creare un clima sereno e costruttivo.

Rinunciare al controllo

Il momento più difficile per la leadership impegnata in un processo di legittimazione è rinunciare al controllo.

Buona parte dei leader aziendali, specie nella piccola e media impresa tendono ad accentrare a sé il controllo di tutto, delegando, con diffidenza, solo alcune specifiche funzioni.

Ebbene, la paura di perdere il controllo va superata dalla consapevolezza che si sta evolvendo dal controllo all’autocontrollo ed il raggiungimento di questo obiettivo è veramente importante perché ci consente di focalizzare le energie su altro: strategie e obiettivi a lungo termine, investimenti e migliore allocazione delle risorse disponibili.

L’attività di impresa è complessa e articolata, c’è posto per tutti e per il contributo di tutti nessuno escluso.

Non sottovalutiamo l’apporto di idee che può darci un dipendente: vedere le cose dal suo punto di vista, può essere più ampio e acuto del nostro.

Mettiamoci in discussione, non partiamo dal presupposto di sapere tutto.

Un vero leader è capace di ascoltare, percepire e trasformare in valore il contributo della sua squadra.

Il valore insostituibile dell’ascolto empatico.

Se per un attimo riflettiamo su una qualsiasi discussione tra due persone, nell’ambiente di lavoro, come in famiglia e in ogni circostanza, ci accorgiamo che alla base di tutte le discussioni animate c’è un problema di mancanza di ascolto e quindi di comprensione reciproca.

Quante volte, mentre una persona vi parla, state elaborando mentalmente la risposta alle sue parole? E quante volte la interrompete perché ciò che sta dicendo vi offende, vi disturba, vi fa arrabbiare?

Provate un attimo a pensare quanto sarebbe più semplice comunicare e capirsi se ci si ascoltasse profondamente senza altra preoccupazione che quella di capire realmente ciò che gli altri stanno dicendo e le loro reali motivazioni.

Ho sentito spesso le persone parlare del loro lavoro, con un entusiasmo che poi si spegne davanti alla consapevolezza che chi decide è l’imprenditore e spesso il contributo dei singoli dipendenti è completamente ignorato.

I vostri dipendenti che per primi vivono a contatto con la quotidianità, che interagiscono con i clienti negli ambienti di vendita oppure quelli che nelle attività di produzione possono percepire, toccare con mano, vedere le situazioni problematiche con occhio critico, sono sicuramente in grado se adeguatamente responsabilizzati di trovare soluzioni efficaci per migliorare la loro performance e arrivare agli obiettivi in modo efficace.

Valorizzare i punti di forza

Ogni organizzazione sviluppa i propri collaboratori.

Per prima cosa non bisogna tentare di migliorare i punti deboli delle persone: è lecito aspettarsi che adottino certi stili e certi comportamenti e che apprendano determinate competenze e determinate conoscenze ma è necessario accettare le personalità degli individui così come sono, non come vorremmo che fossero.

Inserite in un dato ambiente le persone tendono a conformarsi ad esso e spesso i difetti o gli errori del singolo vengono automaticamente eliminati per adeguarsi al gruppo.

Un secondo errore da evitare è quello di adottare una visione ristretta e miope riguardo allo sviluppo dei collaboratori: bisogna imparare determinate competenze per fare un determinato lavoro ma lo sviluppo deve inquadrarsi nel lungo termine guardando sempre alle performance effettive e al loro evolversi e non alle loro promesse o alle nostre aspettative.

Concentrandosi sulla performance anziché sul potenziale si può pretendere molto, senza restare delusi da aspettative che poi non si realizzano.

Il dirigente deve imparare a sfruttare i punti di forza dei collaboratori prima di fissare delle aspettative elevate.

Prendetevi il disturbo che occorre per valutare la performance: sedetevi accanto al collaboratore ditegli: questo è l’impegno che abbiamo preso insieme un anno fa? Come sei andato? Cosa hai fatto bene?

Critica costruttiva

La nostra percezione delle cose potrebbe differire da quella altrui.

Ognuno ha una propria visione del mondo e nel lavoro è la stessa cosa. Un lavoro fatto bene per me potrebbe non esserlo per un mio collega o per il mio datore di lavoro.

Nell’ambiente lavorativo è importante che ciascuno capisca come la sua prestazione viene vista dagli altri, in cosa può migliorarsi e come può farlo.

Accettare le critiche se fatte in maniera responsabile e costruttiva è indispensabile.

Nessuno ama essere criticato. Ma se devo farti un appunto per migliorare ciò che secondo me è errato posso dirtelo in vari modi.

Se ti prendo di petto criticando aspramente il tuo lavoro o il risultato del tuo lavoro, la tua reazione sarà sicuramente di difesa, e reagirai senza trovare costruttiva la mia critica. Il clima che si verrà a creare sarà competitivo e probabilmente nascerà un conflitto.

Se dico le cose in modo pacato precisando “E’ solo la mia opinione ma potrei sbagliarmi. Cosa ne pensi?”

Probabilmente sarai disposto ad ascoltarmi e rifletterai sulla mia opinione, potremo discuterne in modo civile e trovare una soluzione per migliorare il risultato.

Quindi l’attenzione alle parole e ai modi usati sia tra leader e lavoratori sia tra lavoratori è di estrema importanza.

Insegnare a gestire la comunicazione verbale in modo efficace aiuta tantissimo nella realizzazione dell’autogestione.

Essa può realizzarsi infatti in modo efficace solo laddove viene instaurato un clima sereno basato sul rispetto e la fiducia reciproca, dove ognuno sente di essere un pezzo importantissimo di puzzle chiamato azienda.

Guardare in positivo

Una cosa mi ha colpito notevolmente un giorno quando sono stata in visita in una delle più grandi aziende di consulenza aziendale del mondo la EY a Londra.

Nella vetrata all’entrata una miriade di post-it colorati a forma di stelle di varia grandezza riportavano elogi di dipendenti verso colleghi per aver fatto una determinata cosa buona in una determinata giornata.

Se per esempio un dipendente ha finito prima il suo lavoro ed è andato ad aiutare un collega a finire il suo, quest’ultimo riconoscendo la gentilezza del collega appende una stellina con il suo pensiero di ringraziamento per il collega. Una cosa bellissima. I dipendenti di questa azienda imparano a guardare le cose belle che accadono attorno a loro, i gesti di gentilezza dei colleghi.

Credo che concentrarci non sui difetti ma sui pregi degli altri possa contribuire a rendere migliore ogni cosa che facciamo e anche nel processo di legittimazione implementare sistemi e metodi che portano serenità, gioia e allegria nel lavoro può contribuire senz’altro a migliorare la performance e a realizzare l’autogestione più efficace.

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Commento (3)

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